Dokumentenmanagement optimieren

Gemeinsam mit dem Referenten ermitteln Sie Schwachstellen innerhalb von Dokumenten und erarbeiten Ideen, wie Sie die Qualität von Dokumenten erhöhen und mehr Wirkung zu erzielen.

• Wesentliche Anforderungen der Standards vom IFS über BRCGS bis zum FSSC
• Beispiele für neue geforderte IFS-Verfahren
• Die Rolle der Lebensmittelsicherheitskultur für Dokumente und Vorgaben
• Vielfalt im Dokumentenmanagement und den Wunsch nach schlanken Dokumenten umsetzen
• Dokumente als Risikofaktor: Relevante Dokumente verstehen, überwachen und überprüfen
• Anwender und deren Anforderungen: Welche Dokumente sind für wen wichtig?
• Unterschiede zwischen den Generationen - von Babyboomer bis Generation Alpha
• Aktuelle Kritikpunkte an Dokumente
• Wünsche und Forderungen der Beschäftigten
• Woran merke ich, dass mein System nicht effizient ist?
• Wo fange ich an zu optimieren?
• Kriterien für Dokumente aus Sicht der Zielgruppe definieren
• Mehr Wirkung durch Nutzung verschiedener Medien: Podcast, E-Learning, Videos, Poster, Broschüren
• Umsetzungsmöglichkeiten neuer Medienformate in der Praxis

• Unterschiedliche Dokumente in eine sinnvolle Struktur zusammenfassen: Richtlinien, Standards, Prozesse, Verfahren, Handlungsempfehlungen, ArbeitsanweisungenVorgehensweisen und Varianten für die Erstellung von Dokumenten und Formularen: vom akademischen Ansatz zur Praktikerlösung
• Einsatz von Dokumentenverantwortlichen oder -koordinatoren festlegen
• Einsatz von agilen Prinzipien für Dokumente
• Wann müssen Dokumente unterschrieben werden?
• Notwendige Metadaten für Dokumente
• Prüf- und Freigabeprozesse beschleunigen
• Archivierung und Löschfristen

• Qualität von Dokumenten bewerten
• Sprachlevels berücksichtigen
• Texte mit KI verbessern und vereinfachen
• Dokumente in „leichter Sprache“ erstellen
• Der „Hohenheimer“ Verständlichkeitsindex
• Muss- und Kann-Anweisungen
• Softwareeinsatz für die Qualitätsprüfung
• Ein Bild sagt mehr als tausend Worte
  • Von „Texten“ zu „Botschaften”
  • Dokumente gezielt mit Bildern unterlegen
  • Optische Gestaltung und Arbeit mit Hervorhebungen
• Visualisierte Darstellung von Prozessen umsetzen
• Vor- und Nachteile der DIN-basierten Prozessdarstellung
• Optimale Notation für Prozessbeschreibungen
• Checklisten und Anweisungen kombinieren
• Verbotene Formulierungen und Begriffe in Dokumenten vermeiden
• FAQs und good practice Dokumente
• Einfache Tipps für das Layout von Dokumenten

• Vorgehensweisen für eine strukturierte System-Verschlankung
• Kerninhalte identifizieren
• Das 4 Stufen-Modell von Textelementen
• Dokumente sinnvoll zusammenfassen
• Auditierung und Risikobewertung von Dokumenten

• Mit Argumentationsketten überzeugen
• Das Golden-Circle- und das Warum-Prinzip?
• Aushänge für die Stärkung der Lebensmittelsicherheitskultur
• Workshops und Kampagnen zur Optimierung der Dokumentation planen
• Geschichten erzählen: Wie Sie Ihre Story aufbauen
• Die Wirkung von Geschichten, Bildern und Emotionen nutzen

• Übersicht gängiger Tools und Hilfsmittel
• KI-Tools für die Prüfung und Verbesserung von Texten
• Text to speach und text to video
• Hilfsmittel für eine bessere Termineinhaltung nutzen
• Digitale- und manuelle Lösungen im Vergleich
• Tricks, die den Alltag erleichtern
• Einsatz agiler Tools