Programm
08:55 Uhr
- 17:15 Uhr
09.00 Begrüßung und Vorstellungsrunde Erwartungen und Wünsche der Teilnehmenden
Anforderungen, Trends und Bedürfnisse im Dokumentenmanagement
- Wesentliche Anforderungen der Standards vom IFS über BRCGS bis zum FSSC
- Beispiele für neue geforderte IFS-Verfahren
- Die Rolle der Lebensmittelsicherheitskultur für Dokumente und Vorgaben
- Vielfalt im Dokumentenmanagement und den Wunsch nach schlanken Dokumenten umsetzen
- Dokumente als Risikofaktor: Relevante Dokumente verstehen, überwachen und überprüfen
- Anwender und deren Anforderungen: Welche Dokumente sind für wen wichtig?
- Unterschiede zwischen den Generationen - von Babyboomer bis Generation Alpha
- Aktuelle Kritikpunkte an Dokumente
- Wünsche und Forderungen der Beschäftigten
- Woran merke ich, dass mein System nicht effizient ist?
- Wo fange ich an zu optimieren?
- Kriterien für Dokumente aus Sicht der Zielgruppe definieren
- Mehr Wirkung durch Nutzung verschiedener Medien: Podcast, E-Learning, Videos, Poster, Broschüren
- Umsetzungsmöglichkeiten neuer Medienformate in der Praxis
10.30 Workshop: Bewertung eines Dokumentes
Gemeinsam mit dem Referenten ermitteln Sie Schwachstellen innerhalb von Dokumenten und erarbeiten Ideen, wie Sie die Qualität von Dokumenten erhöhen und mehr Wirkung zu erzielen.
11.15 Pause
11.30 Strukturierung und Aufbau von Dokumenten
- Unterschiedliche Dokumente in eine sinnvolle Struktur zusammenfassen: Richtlinien, Standards, Prozesse, Verfahren, Handlungsempfehlungen, ArbeitsanweisungenVorgehensweisen und Varianten für die Erstellung von Dokumenten und Formularen: vom akademischen Ansatz zur Praktikerlösung
- Einsatz von Dokumentenverantwortlichen oder -koordinatoren festlegen
- Einsatz von agilen Prinzipien für Dokumente
- Wann müssen Dokumente unterschrieben werden?
- Notwendige Metadaten für Dokumente
- Prüf- und Freigabeprozesse beschleunigen
- Archivierung und Löschfristen
12.30 Mittagspause
13.15 Qualität von Dokumenten erhöhen und Umfang reduzieren
- Qualität von Dokumenten bewerten
- Sprachlevels berücksichtigen
- Texte mit KI verbessern und vereinfachen
- Dokumente in „leichter Sprache“ erstellen
- Der „Hohenheimer“ Verständlichkeitsindex
- Muss- und Kann-Anweisungen
- Softwareeinsatz für die Qualitätsprüfung
- Ein Bild sagt mehr als tausend Worte
- Von „Texten“ zu „Botschaften”
- Dokumente gezielt mit Bildern unterlegen
- Optische Gestaltung und Arbeit mit Hervorhebungen
- Visualisierte Darstellung von Prozessen umsetzen
- Vor- und Nachteile der DIN-basierten Prozessdarstellung
- Optimale Notation für Prozessbeschreibungen
- Checklisten und Anweisungen kombinieren
- Verbotene Formulierungen und Begriffe in Dokumenten vermeiden
- FAQs und good practice Dokumente
- Einfache Tipps für das Layout von Dokumenten
14.15 Arbeitsaufwand der Dokumentenaufbereitung reduzieren
- Vorgehensweisen für eine strukturierte System-Verschlankung
- Kerninhalte identifizieren
- Das 4 Stufen-Modell von Textelementen
- Dokumente sinnvoll zusammenfassen
- Auditierung und Risikobewertung von Dokumenten
15.00 Pause
15.15 Mitarbeiter überzeugen und Bewusstsein stärken
- Mit Argumentationsketten überzeugen
- Das Golden-Circle- und das Warum-Prinzip?
- Aushänge für die Stärkung der Lebensmittelsicherheitskultur
- Workshops und Kampagnen zur Optimierung der Dokumentation planen
- Geschichten erzählen: Wie Sie Ihre Story aufbauen
- Die Wirkung von Geschichten, Bildern und Emotionen nutzen
16.00 Tools zur Unterstützung
- Übersicht gängiger Tools und Hilfsmittel
- KI-Tools für die Prüfung und Verbesserung von Texten
- Text to speach und text to video
- Hilfsmittel für eine bessere Termineinhaltung nutzen
- Digitale- und manuelle Lösungen im Vergleich
- Tricks, die den Alltag erleichtern
- Einsatz agiler Tools
16.45 Diskussion
ca. 17.15 Ende der Veranstaltung
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